Misiones comerciales: Una oportunidad para internacionalizar mi empresa

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Participar en una misión comercial es una buena oportunidad para expandir horizontes comerciales, aumentar nuestra visibilidad internacional y establecer contactos en un nuevo destino.

¿Qué son las misiones comerciales? Son eventos en el que un grupo de empresas exportadoras se reúne en una sede previamente establecida (país/ciudad) con potenciales compradores, con el fin de sentar las bases para afianzar futuros negocios. Los participantes en una misión comercial cuentan con un programa de citas concertadas, basadas en el perfil de la empresa exportadora y las posibilidades de su producto en el mercado de interés.

Suelen ser iniciativas organizada por una entidad gubernamental o una asociación comercial con el objetivo de promover las exportaciones y pueden ser directas (el grupo de empresas exportadoras se desplaza a destino para dar a conocer su oferta a importadores, distribuidores o prescriptores) o inversas (el grupo de importadores viene de viaje comercial a conocer posibles proveedores). Ambas pueden ser de carácter sectorial o multisectorial.

A continuación, te propongo una serie recomendaciones para preparar tu asistencia a una misión que tenga como fruto el inicio de una nueva relación comercial.

Prepara con tiempo tu agenda

Antes de embarcarte en la preparación, es esencial tener claros tus objetivos comerciales. ¿Estás buscando nuevos clientes, socios comerciales o distribuidores? ¿Cuál es el perfil con el que te interesa reunirte? ¿Es un viaje de prospección comercial o quieres cerrar una negociación? Esta información te ayudará a adaptar tu enfoque y mensaje para que se ajuste mejor al público objetivo de la misión.

Asegúrate de tener todos los aspectos logísticos cubiertos antes de asistir al evento. En el caso de las misiones directas, esto incluye la reserva de vuelos, alojamiento, el envío de material promocional y muestras de productos (asegurarnos de que llevamos cantidades suficientes), y la obtención de cualquier documentación necesaria, como visas o permisos de importación/exportación. Mantén una comunicación fluida y constante con la organización.

Estudia el mercado y empápate de la cultura del país. Puedes apoyarte en guías o estudios comerciales para obtener datos económicos, competencia en destino, datos políticos y sociales. Es importante saber gestionar las diferencias culturales y si quieres crear una buena impresión conocer algo sobre sus tradiciones, su cultura y el idioma (al menos saludo).

Además del mercado, debes informarte acerca del perfil del importador. Para acertar con el perfil de importador/distribuidor con el que te vas a reunir debes dedicar tiempo a la preparación de esta agenda y a investigar, por un lado, la empresa en cuestión: su web, redes, buscar si ya están trabajando con más empresas gallegas, a quién más están comprando, que volúmenes manejan; por otro lado, debemos “cotillear” si podemos a la persona en concreto con la que será la reunión, qué cargo ocupa, qué capacidad de decisión tiene (con linkedin esto es relativamente sencillo). Es muy importante adaptar nuestro discurso al perfil del interlocutor y llevar preparada una presentación y relato atractivo sobre nuestra empresa, aportando datos que avalen el potencial que tenemos en el mercado y cuál es nuestra propuesta de valor. El objetivo tiene que ser captar el interés de la contraparte y agendar una próxima reunión para concretar más detalles.

Busca ayudas y organismos de apoyo para participar en misiones

Ya está publicado el calendario de actuaciones del Plan Foexga para 2024-2025, un programa financiado por el Igape y gestionado por las Cámaras de Comercio gallegas: Calendario Foexga

Sólo en este calendario podemos encontrar más de un centenar de acciones organizadas con más de 30 países de todo el mundo y para múltiples sectores. Cualquier empresa gallega que cumpla los requisitos de la convocatoria puede participar en estas acciones, independientemente del lugar geográfico de la Cámara.

Además, las asociaciones sectoriales o clusters normalmente organizan sus propias acciones de promoción, por lo que deberíamos buscar los organismos de apoyo/representación de nuestro sector e investigar si están realizando misiones sectoriales que puedan ser de interés. A nivel nacional, el ICEX también cuenta con un completo calendario de participación en eventos en el exterior.

Ir de la mano de estos organismos supone una gran facilidad para llegar al país de destino, por una parte, por la ayuda económica para sufragar los gastos de viaje y la logística, pero también por su apoyo institucional (ir bajo el paraguas de un organismo oficial en un país que desconocemos siempre es más sencillo que ir solos), así como para la preparación de una agenda de trabajo completa.

Realiza un seguimiento comercial posterior

El éxito de una misión comercial se debe fundamentalmente al manejo de la etapa post-misión o seguimiento de la negociación. Dedica un tiempo a analizar todos los contactos e informaciones obtenidas y a evaluar tu desempeño. ¿Lograste tus objetivos? ¿Qué funcionó bien y qué podría mejorarse para futuras misiones? Realizar esta reflexión es fundamental para identificar mejoras en próximos eventos.

Además de enviar correos electrónicos personalizados a los contactos que hagas durante la misión, puedes realizar otras acciones como proponer una segunda reunión sumando a alguien adicional del equipo si procede, hacer un seguimiento en redes sociales o incluso ofrecer descuentos especiales como continuación a las conversaciones iniciadas. Estas acciones son decisivas para acortar los tiempos entre el primer contacto de venta y el cierre, lo que nos permitirá disminuir el coste de adquisición de ese cliente.

Las negociaciones internacionales son lentas, por lo que si no logras tu objetivo tan rápido como te gustaría, no desistas e intenta buscar una excusa para retomar el contacto con tu cliente objetivo más adelante (lanzamiento de un nuevo producto, visita posterior al país, participación en una feria). Muchas veces perdemos potenciales clientes por no cuidar esta etapa de seguimiento. Si hemos sido capaces de realizar un primer envío, también es fundamental darle soporte al importador, ir a visitarlo nuevamente, darle apoyo comercial, etc.

Para finalizar, es importante recordar que muchas veces la decisión de decantarse por un producto u otro de similares características puede venir condicionada por el factor humano, la confianza que proyectemos o la empatía que tengamos con la contraparte internacional. Para todo ello, ¡se requiere preparación!

Laura Sanjuán
Laura Sanjuán.
Coordinadora de proyectos de internacionalización